Quando in un qualsiasi processo aziendale non viene rispettato un requisito previsto per quel dato processo, si verifica una cosidetta "non conformità" (n.c.).

La gestione delle non conformità si integra con le procedure specifiche del Sistema Qualità Aziendale al fine di:
- individuare attività che non soddisfano o possono non soddisfare i requisiti specificati;
- innescare le azioni correttive e/o preventive atte ad eliminare o ridurre le non conformità stesse ed i costi conseguenti;
- fornire informazioni per il perseguimento della politica di continuo miglioramento del sistema, dei processi e dei servizi.

Chi rileva la non conformità provvede a:
- rimuovere la causa della n.c.;
- annotare e descrivere l'avvenuta n.c. su di un modello appositamente predisposto (attualmente in ambiente "MS Works");
- descrivere le azioni correttive intraprese per evitare il ripetersi della n.c. in futuro.

Le Azioni Correttive o Preventive hanno lo scopo di identificare le cause delle n.c. e pianificare provvedimenti correttivi atti ad eliminarle.
Quando, all'interno del Sistema Qualità aziendale, si verifica una Non Conformità si provvede alla valutazione ed alla sua risoluzione.
Viene quindi presa in esame la possibilità di individuare ed eliminare la causa della Non Conformità al fine di prevenirne il ripetersi (Azione Correttiva su Non Conformità reali).
Periodicamente vengono prese in esame tutte le informazioni che fornisce il Sistema Qualità aziendale al fine di individuare ed eliminare le cause di possibili Non Conformità
(Azione Preventiva su Non Conformità potenziali).